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Desarrollo Estratégico
– Outsourcing |
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El mayor inconveniente común denominador en todas
las Cías., es tener la información en tiempo
real, es decir que la información cumpla los dos
requisitos básicos:
1° Que sea pertinente y oportuna
2° Que sea fidedigna o verdadera
Esto significa que además de tener una racionalización
de los espacios también tendrán una economía
de tiempos y por ende el rápido acceso a la información
correcta, con lo cual tendrá por satisfecha las
dos necesidades anteriores.
Los Compañías que confiaron sus archivos
documentales a DLyS, rápidamente
han podido evaluar el cierre de la ecuación costo-beneficios.
Consideraciones a tener en
cuenta: |
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Estado actual del archivo de documentación. |
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Si existe un único lugar destinado al
almacenamiento de documentos o está diseminado
en cada sector importante dentro de la empresa y
cada uno quiere tener su propio archivo descentralizado. |
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Volumen de documentos archivados o acumulados. |
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Si está normalizado el archivo, es decir
si está todo en contenedores estándares
(cajas tamaño oficio de 390 x 265 x 90 mm
ó 390 x 265 x 120 mm) ó si está
en biblioratos, legajos colgantes, etc. |
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Por lo general está la documentación
en espacios inadecuados, húmedos, sin protección
de incendio (matafuegos, paredes cortafuego o sensores
de humo), sin alarmas o circuitos o normas de seguridad,
al alcance de todo el mundo. Cuantas veces vemos
que termina una reunión importante de toma
de decisión en la compañía
y quedan los papeles de reunión al alcance
de personal que no tiene ninguna relación
con la reunión realizada.
Por lo general el archivo es algo totalmente olvidado
para la empresa que salta a la luz cuando surge
algún problema judicial o de RRHH o de DGI
(recordar que desde el punto de vista contable y
de personal la información se debe conservar
por ley por el término de 10 años),
pero que la mayoría lo tiene muy descuidado
y con el resto de materiales o elementos en desusos
escritorios o sillas sin patas, ventiladores o artefactos
descompuestos, todo mezclado y sucio. |
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Determinar que importancia puede tener para la
empresa que no pueda ubicar tal documentación,
ya sea porque se lo exige el estudio externo, el
área legales o la DGI. Tener presente que
la documentación se debe archivar conforme
distintas normas y/o modalidad de uso de cada compañía,
o sea por tipo de documento (facturas, remitos,
boletas de pesada, tickets de balanza, vale de entrada
de materiales, conformados de recibos de sueldos,
etc, etc.), por fecha o mes calendario o por ejercicio
económico conforme al cierre de balance,
etc. |
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Es importante determinar la frecuencia de consulta
de documentación, si es muy alta y compleja
y a su vez por norma interna no pudieran derivar
el material, esto sería una de las razones
para instalar un sistema del tipo “in house”
(sumado además a la disponibilidad de espacio
físico, es decir que no tengan este condicionante),
por lo general para estos casos se cobra una puesta
en marcha por todo el asesoramiento integral y luego
un abono mensual por mantenimiento. Obviamente que
resultará mas honerosa esta modalidad frente
a la absorción de costos por maximización
que resulta de trasladar todo a nuestro centro de
archivo documental |
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Tercerizar su archivo puede llegar a significarle
un ahorro del orden del 30%, considerando que cantidad
de personal tiene afectado hoy a la tarea de archivo,
que espacio físico tiene destinado al mismo
y que hoy por hoy lo pudiera estar utilizando para
producir, estoquear materias primas, exposición
comercial o vidriera si fuera una zapatería
o una boutique, o para poner dos o más máquinas
si tuviera demanda productiva, o por ej. para el
caso de los sanatorios para poner dos camas por
habitación de 4x4 que antes tenían
llenas de papeles. |
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Y además la contingencia que significa
la tremenda pérdida de tiempo porque cada
vez que buscan una información pierden medio
día o porque si se enferma el que conoce
nadie ubica nada, o peor aún la gran contingencia
que significa tener un gran desorden y perder un
juicio por no encontrar la documentación
como prueba irrefutable de que facturé, vendí,
compré o pagué el sueldo a tal personal
dado de baja. |
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Nuestras plantas de operaciones
fueron técnicamente desarrolladas previendo las
máximas condiciones de higiene y seguridad.
Contemplan programas de desinfecciones y control de plagas.
Alarma inalámbrica satelital monitoreada por central
para deteccion de incendio y control de accesos por zonas,
conectadas con Policía y Bomberos de la Provincia.
Extintores triclases perfectamente distribuidos
Estanterías tipo racks pesados que soportan la
carga puntual por metro cuadrado para las que fueron calculadas.
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CAJAS CONTENEDORAS
Las cajas son estandarizadas y fueron diseñadas
para asegurar la conservación de la documentación.
Medidas: 32cm x 42cm x 26cm
y soportan hasta 15 kilos de carga. Además llevan
en el interior bolsa de polietileno de alta densidad microperforado
para dar mayor protección a los documentos y precintos
de seguridad
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